Quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp - 8 bước cơ bản

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là một phần của quản lý nhân sự tập trung vào việc tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo nhân viên theo cách giúp bạn đưa tổ chức của mình lên một tầm cao hơn. Nó cũng đề cập đến cách tốt nhất để giữ chân nhân tài hàng đầu trong tổ chức của bạn.

Ngoài ra, khái niệm quản lý nhân sự cũng được hiểu theo những cách sau:

Theo Flippo, “Quản lý nhân sự là việc lập kế hoạch, tổ chức, bồi thường, tích hợp và duy trì con người với mục đích đóng góp vào các mục tiêu của tổ chức, cá nhân và xã hội.”

Theo Brech, “Quản lý nhân sự là bộ phận chủ yếu liên quan đến nguồn nhân lực của tổ chức.”

Bản chất của quản lý nhân sự

• Quản lý nhân sự bao gồm chức năng tuyển dụng, phát triển và lương thưởng - Các chức năng này được thực hiện chủ yếu bởi ban quản lý nhân sự với sự tham vấn của các bộ phận khác.
• Quản lý nhân sự là một phần mở rộng của quản lý chung. Nó có liên quan đến việc thúc đẩy và kích thích lực lượng lao động có năng lực để họ đóng góp tối đa cho tổ chức/doanh nghiệp
• Quản lý nhân sự tồn tại để tư vấn và hỗ trợ các quản lý tuyến trong các vấn đề nhân sự. Vì vậy, bộ phận nhân sự là bộ phận cán bộ của một tổ chức.
• Quản lý nhân sự nhấn mạnh vào hành động hơn là đưa ra các lịch trình, kế hoạch, phương pháp làm việc dài dòng. Các vấn đề và bất bình của mọi người tại nơi làm việc có thể được giải quyết hiệu quả hơn thông qua các chính sách nhân sự hợp lý.
• Nó dựa trên định hướng của con người. Nó cố gắng giúp người lao động phát huy hết tiềm năng của họ đối với tổ chức.
• Nó cũng tạo động lực cho nhân viên thông qua các kế hoạch khuyến khích hiệu quả để nhân viên có được sự hợp tác hiệu quả nhất.
• Quản lý nhân sự liên quan đến nguồn nhân lực của một doanh nghiệp.

Các loại quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là một quá trình bạn có thể xem hoặc tiếp cận từ một trong nhiều góc độ. Dưới đây, chúng tôi đưa ra 3 loại quản lý nhân sự mà bạn có thể tham khảo: quản lý nhân sự chiến lược, quản lý nhân sự chiến thuật và quản lý nhân sự vận hành.

1. Quản lý nhân sự chiến lược

Quản lý nhân sự chiến lược chủ yếu tập trung vào nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai. Các chính sách nhân sự hiện tại của bạn có hiệu quả không?

Các yếu tố chính cần kiểm tra bao gồm chính sách tuyển dụng, luân chuyển nhân viên hiện tại và mức độ hài lòng của nhân viên. Dựa trên thông tin này, bạn có thể dự đoán các yêu cầu nhân sự ngắn hạn và dài hạn của mình.

2. Quản lý nhân sự chiến thuật

Quản lý nhân sự chiến thuật tập trung chủ yếu vào việc phát triển và lập kế hoạch cho tất cả các nguồn nhân sự của tổ chức bạn:

• Lập kế hoạch cho các cấp độ và lịch trình nhân sự dựa trên nhu cầu định lượng và định tính đối với nguồn nhân lực và năng lực sẵn có
• Cập nhật kế hoạch nhân sự dài hạn, tạo khuôn khổ cho việc tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo nhân viên
• Cấu trúc nguồn nhân viên - cơ bản, chức năng (đánh giá công việc, điều kiện việc làm, hệ thống lương thưởng…) và kỹ thuật (công cụ và các công cụ nhân sự khác).

3. Quản lý nhân sự vận hành

Quản lý nhân sự vận hành tập trung chủ yếu vào các chức năng hỗ trợ hoặc các quy trình liên quan đến dòng nhân viên, ví dụ như tuyển dụng, lựa chọn, giới thiệu, tiếp tục phát triển chuyên môn…

Ví dụ như:

• Thiết lập quy trình tuyển dụng và quy trình tuyển chọn
• Tạo và duy trì hồ sơ nhân viên
• Quản lý khám sức khỏe (nếu có)
• Cấp ID, công cụ, phương tiện, v.v.

Hơn nữa, tất cả các khoản đầu tư vào nhân sự và các hoạt động liên tục phát triển chuyên môn cũng là một phần của quản lý nhân sự vận hành.

Ví dụ như:

• Giáo dục và đào tạo
• Đánh giá hiệu suất và phỏng vấn đánh giá
• Lời khuyên nghề nghiệp
• Kế hoạch ốm đau và nghỉ việc
• Chấm công và bảng chấm công
• Xử lý tiền lương
• Quy trình chấm dứt

Quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp

Quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp là một cách tiếp cận chiến lược giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tối đa hóa hiệu suất của nhân viên. Nó gián tiếp góp phần đạt được các mục tiêu của tổ chức. Quy trình này bao gồm các bước như sau:

1. Tuyển dụng 

Tuyển dụng là một trong những phần quan trọng nhất của quy trình quản lý nhân sự. Quy trình tuyển dụng của một công ty phụ thuộc vào bộ phận quản lý nhân sự đưa ra các thông báo tuyển dụng thông qua các trang web, báo hay bài báo. Nói cách khác, đó là một quá trình mời các ứng viên đủ điều kiện tham gia vào tổ chức thông qua nhiều phương thức khác nhau.

Tuyển dụng có hai loại, nội bộ và bên ngoài. Tuyển dụng nội bộ là khi tổ chức tuyển dụng các ứng viên trong lực lượng lao động của mình. Trong khi đó, quy trình tuyển dụng bên ngoài đề cập đến thời điểm công ty hoặc tổ chức tuyển dụng các ứng viên đủ điều kiện bên ngoài lực lượng lao động của mình bằng cách đưa ra thông báo.

2. Lựa chọn

Lựa chọn là bước thứ hai của quy trình quản lý nhân sự, trong đó, một tổ chức lựa chọn các ứng viên dựa trên các tiêu chí về tính đủ điều kiện, bao gồm hiểu biết về công việc cụ thể và có kỹ năng, học vấn, thái độ cụ thể. Tất cả các ứng viên được mời tham gia tuyển dụng có thể không được chọn vì quá trình tuyển dụng bao gồm các giai đoạn khác nhau mà một người có thể bị từ chối. Quá trình tuyển chọn thường bao gồm hai đến ba giai đoạn, chẳng hạn như phỏng vấn sơ bộ, sàng lọc người nộp đơn, kiểm tra việc làm, phỏng vấn tuyển chọn…

3. Đào tạo

Đào tạo sau khi tuyển chọn để nâng cao kiến ​​thức và cập nhật kỹ năng của các ứng viên được lựa chọn cho yêu cầu của vai trò công việc cụ thể. Tối ưu hóa chi phí và giúp tối đa hóa hiệu quả của các ứng viên được lựa chọn là một trong những vai trò quan trọng của nguồn nhân lực Quá trình quản lý nhân sự giúp xác định nhu cầu đào tạo, chuẩn bị và thực hiện chương trình đào tạo cũng như chuẩn bị cho người học.

Đào tạo công việc có 2 loại, bao gồm đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc. 

• Đào tạo về công việc là đào tạo được cung cấp tại nơi làm việc với các thiết bị có tại chính văn phòng. Nó bao gồm luân chuyển công việc, huấn luyện, hướng dẫn công việc từng bước hoặc bằng cách phân công công việc cụ thể.
• Đào tạo ngoài công việc có nghĩa là các ứng viên được chọn được đào tạo ngoài sàn làm việc thực tế với các thiết bị được cung cấp chỉ dành cho mục đích đào tạo. Ứng viên được yêu cầu học các kỹ thuật và kỹ năng trong giai đoạn này để làm việc hiệu quả trên sàn làm việc thực tế.

4. Đánh giá hiệu quả công việc 

Đánh giá hiệu quả làm việc của một nhân viên được tiến hành thông qua việc so sánh hiệu quả của nhân viên hiện tại và tiêu chuẩn đã được chính tổ chức đặt ra trước đó. Điều này cũng đưa ra phản hồi cho nhân viên để họ có thể cải thiện bản thân theo yêu cầu của tổ chức. Trong khi đó, đánh giá hiệu suất là để xác định xem nhân viên sẽ được thăng chức hay bị giáng chức.

5. Tạo động lực

Động cơ là điều gì đó khiến một người hành động, trong hầu hết các trường hợp, động lực đi kèm với điều khoản khi một người hoàn thành nhiệm vụ, anh ta sẽ nhận được phần thưởng cho sự hoàn thành. Năng lực quản lý nguồn nhân lực hiệu quả tạo động lực và khuyến khích nhân viên đạt được hiệu quả tối đa bằng cách cống hiến phần trăm của họ trong công việc.

Quản lý nhân sự hiệu quả là thường xuyên thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn bằng cách trao cho họ phần thưởng, sự công nhận và các lợi ích khác, chẳng hạn như các khoản phụ cấp hoặc đặc quyền khác với các khoản được đề cập trong phiếu lương.

Phần thưởng thường được trao theo cách phi tài chính bằng cách trao cho những nhân viên xuất sắc nhất sự công nhận đối với công việc họ đã làm cho công ty. Chẳng hạn như, giải thưởng hàng tháng, hàng năm hoặc hàng quý.

6. Duy trì mối quan hệ lao động

Duy trì mối quan hệ phù hợp và lành mạnh với nhân viên cũng là một nhiệm vụ của quản lý nhân sự. Ban lãnh đạo xây dựng các chính sách liên quan đến quan hệ nhân viên và đảm bảo việc áp dụng các chính sách và thủ tục của công ty. Họ cũng có trách nhiệm giải quyết tranh chấp mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động.

7. Phúc lợi lành mạnh và an toàn cho nhân viên

Quy trình quản lý nhân sự phải đảm bảo an toàn và môi trường lành mạnh phù hợp để làm việc cho nhân viên theo luật định. Chẳng hạn như đảm bảo sạch sẽ thích hợp, nước uống, thông gió và nhiệt độ, xử lý chất thải & nước thải, ánh sáng, thiết bị sơ cứu, giặt giũ, căn tin, nơi ở, phòng ăn trưa…

8. Tuân thủ luật lao động 

Các luật lao động như đạo luật về hầm mỏ hay đạo luật về tiền lương tối thiểu, v.v. phải phù hợp với việc tuân thủ. Quy trình quản lý nhân sự không chỉ kết hợp luật lao động quốc gia mà còn cả luật lao động quốc tế theo ngành cũng như các tiêu chuẩn kinh tế.

Tất cả các quy trình là không thể thiếu đối với sự tồn tại và thành công của các chiến lược nhân sự và không có quy trình đơn lẻ nào có thể hoạt động riêng lẻ; phải có mức độ phù hợp và gắn kết cao giữa các sản phẩm giống nhau.