Chu trình PDCA – Những nội dung cơ bản

Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp sao cho hiệu quả, bạn đang tìm kiếm phương pháp quản lý đơn giản và dễ dàng nhất để kiểm soát doanh nghiệp của mình. Hãy thử tìm hiểu phương pháp PDCA và khóa học thiết lập và quản lý kế hoạch dưới đây.

PDCA được phát triển bởi Tiến sĩ Edward Deming vào năm 1950 dựa trên các ý tưởng của Walter Andrew Shewhart đề cập năm 1939. Chu trình PDCA bao gồm các yếu tố: “P” (Plan) là việc lập kế hoạch, “D” (Do) là thực hiện các kế hoạch đã đề ra, “C” (Check) có nghĩa là kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch và cuối cùng “A” (Act) là thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp để sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh này và thực hiện lại chu trình PDCA mới. Cụ thể các bước thực hiện như sau: 

“P” (Plan) – Lập kế hoạch:

– Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển

– Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể

– Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành

– Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện

– Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn… để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau

“D” (Do) – Thực hiện:

– Bám sát thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra

– Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc

– Tuyệt đối tuân theo lịch trình công việc đã đề ra, ghi lại các vấn đề xuất phát trong quá trình làm việc

“C” (Check) – Kiểm tra:

– Sau thời gian thực hiện cần kiểm tra kết quả đạt được có như kế hoạch đã đề ra hay không

– Ghi lại tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện như các thay đổi, sai sót, các khó khăn, thách thức… tác động và ảnh hưởng đến quá trình thực hiện

– Xác định các nguyên nhân sâu xa của vấn đề

“A” (Act) – Hành động:

– Tiến hành sửa lỗi

– Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh

– Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

Chu trình PDCA bao gồm: Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động

Qua đó chúng ta có khái niệm về PDCA như sau: PDCA là một vòng chu trình thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hay các mục tiêu đề ra và cứ thế lập đi lập lại chu trình thay đổi này, từ đó dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình được đưa vào áp dụng.

Với mô hình này bạn có thể quản lý những vị trí làm việc như nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán, nhân viên marketing một cách dễ dàng mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Có thể lấy ví dụ cụ thể như sau:

Bạn giao cho nhân viên kinh doanh A nhiệm vụ trong vòng 1 tháng phải đạt được 100 triệu doanh thu cho doanh nghiệp, để thực hiện chiến đi này và anh A bắt đầu lên mô hình PDCA như sau:

(1) Anh A đặt mục tiêu mỗi ngày sẽ ký được ít nhất là 5 hợp đồng, giá trị mỗi hợp đồng khoảng 20 triệu, và để làm điều đó, với data khách hàng của doanh nghiệp, anh A sẽ liên lạc, tư vấn cho khách hàng và xuống tận khách hàng để tư vấn trực tiếp các sản phẩm, dịch vụ của mình

(2) Ban đầu anh A đã sử dụng các data sẵn có và liên lạc, tư vấn cho khách hàng.

(3) sau một tuần thực hiện công việc trên, anh A chỉ ký được 1 hợp đồng với giá trị nhỏ, khoảng 10 triệu, mặc dù anh ta đã cố gắng tiếp xúc, gặp gỡ khách hàng

(4) anh A khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước (1) để đạt được ít nhất là 5 hợp hợp đồng, ngoài data khách hàng của công ty, anh A sẽ tìm kiếm thêm khách hàng mới dựa vào các mối quan hệ sẵn có hoặc đưa thông tin quảng cáo sản phẩm, dịch vụ của công ty lên mạng xã hội.

Cứ thế mà thực hiện tiếp bước (2), (3), (4) và cứ lập lại như vậy cho đến khi anh A hoàn thành được mục tiêu đề ra

Trong ví dụ trên, đối với vị trí của người quản lý doanh nghiệp, sau khi bạn đã giao chỉ tiêu, giao các công việc cho nhân viên của mình, bạn có thể yêu cầu các nhân viên đó lên kế hoạch trước khi thực hiện, báo cáo theo dõi công tác đó đang được thực hiện như thế nào và đưa ra đối sách thường xuyên nhằm cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc. Dần dần, công việc này sẽ tạo thành thói quen trong doanh nghiệp, khi đó việc quản lý của bạn sẽ không còn vất vả như trước và bộ máy doanh nghiệp được vận hành hiệu quả.

Trong thực tế, bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình áp dụng PDCA với thời gian biểu hoạt động trong ngày như sau:

Nhìn chung, chu trình PDCA là một mô hình giúp cải thiện hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức trong qua các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra và Hành động. Hi vọng với những chia sẽ trên, các bạn có thể hiểu được PDCA là gì và từ đó có thể lập mô hình PDCA để kiểm soát và cải thiện quá trình chinh mục các mục tiêu mà mình đề ra các bạn nhé!

Tham khảo thêm các dịch vụ mà ISOCERT cung cấp:

• ISO 9001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng
• ISO 14001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Môi Trường
• ISO 13485:2016 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng cho lĩnh vực Trang Thiết Bị Y Tế
• ISO 22000:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thực Phẩm
• ISO 45001:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn và Sức Khỏe Nghề Nghiệp
• ISO/IEC 27001:2013 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thông Tin