Ban ISO là gì? Tìm hiểu nhiệm vụ và chức năng của Ban ISO

Áp dụng Hệ thống quản lý đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong hoạt động sản xuất kinh doanh của họ. Nhưng không phải ai cũng hiểu biết rõ về trách nhiệm, tự ý thức được những việc cần làm đối với mỗi cá nhân và các vấn đề phải giải quyết bên ngoài để áp dụng thành công hệ thống quản lý. Để có thể triển khai được hệ thống ISO trong toàn bộ tổ chức, cần phải có sự tham gia của một bộ phận lãnh đạo để đứng ra quản lý và triển khai, sau đó là áp dụng và duy trì hiệu lực của liên tục trong tổ chức, đồng thời triển khai các biện pháp để đảm bảo và nâng cao chất lượng. Vì vậy, việc thiết lập nên một ban ISO riêng để doanh nghiệp có thể chủ động và phân công trách nhiệm rõ ràng sẽ thực sự cần thiết mặc dù tiêu chuẩn không yêu cầu cụ thể bạn phải có Ban ISO.

Ban ISO là gì?

Ban ISO là những người chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý chất lượng tại các đơn vị khu vực văn phòng công ty, doanh nghiệp. Vai trò của nhân viên Ban ISO khá quan trọng mà chúng ta không thể phủ nhận. Mức độ quan trọng của việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp càng lớn, thì vai trò của nhân viên ISO càng quan trọng bấy nhiêu.

Ban ISO gồm những thành phần nào?

Tiêu chuẩn không quy định Ban ISO phải có bao nhiêu thành viên, số lượng thành viên Ban ISO phụ thuộc vào mỗi doanh nghiệp khác nhau, thành viên ISO nên là những người có tiếng nói trong doanh nghiệp để thúc đẩy và tiên phong để nhân viên có thể làm theo. Vì vậy, thành phần của Ban ISO thường là: Lãnh đạo, Các trưởng phòng, Quản lý kỹ thuật trong công ty, và sẽ bao gồm trưởng Ban ISO, thư ký và các thành viên trong Ban.

• Trưởng Ban 

Trưởng ban ISO thường là giám đốc, người đứng đầu tiếp nhận thông tin báo cáo từ Đại diện lãnh đạo, có quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm các các bộ trong Ban chỉ đạo chất lượng, đưa ra những quyết định đường lối, chiến lược của doanh nghiệp. Đảm bảo việc thực hiện thiết lập các chính sách, mục tiêu chất lượng tại các đơn vị.

Chỉ đạo việc cung cấp các nguồn lực cần thiết cho hoạt động của Ban và hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức các đợt họp định kỳ của Ban lãnh đạo để xem xét sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng.

• Đại diện lãnh đạo 

Đại diện lãnh đạo thường là phó giám đốc, thay mặt Ban lãnh đạo và Trưởng Ban chịu trách nhiệm tổ chức điều hành các thành viên khác thực hiện dự án theo các kế hoạch triển khai đã thống nhất với Tư vấn và Ban lãnh đạo. Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì;

Tổ chức việc kiểm tra áp dụng, theo dõi tình hình thực hiện cải tiến/ khắc phục tại các đơn vị.

Hàng tuần báo cáo lên Ban lãnh đạo những kết quả thực hiện ISO, những nhu cầu cải tiến để nhận những chỉ thị cần thiết.

Đảm bảo việc thúc đẩy toàn bộ cán bộ công nhân viên của Ban nhận thức được các yêu cầu của khách hàng và là đầu mối liên lạc giữa Ban lãnh đạo Ban với Tư vấn.

Đại diện lãnh đạo có quyền kiến nghị lên Lãnh đạo về các hoạt động cải tiến, thưởng phạt đối với các bộ phận trong Hệ thống quản lý chất lượng. Có quyền được tham gia các khóa học đào tạo do Ban tổ chức liên quan tới hoạt động quản lý chất lượng.

• Thư ký Ban ISO

Thư ký ISO là đầu mối giao dịch giữa Ban và bên tư vấn thường bố trí sắp xếp các công việc được triển khai trong quá trình triển khai hệ thống như: thông báo lịch làm việc, khảo sát, đào tạo. Ngoài ra còn thu thập và phân phối các tài liệu trong quá trình soạn thảo, thực hiện các công việc được ĐDLĐCL uỷ quyền để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án

• Các thành viên trong Ban

Thường là trưởng phòng các bộ phận, phòng ban. Có nhiệm vụ thực hiện các công việc theo kế hoạch, sự phân công của Ban chỉ đạo chất lượng; Đảm bảo việc thực hiện soạn thảo đúng tiến độ, chất lượng yêu cầu; Đảm bảo việc tổ chức áp dụng ISO ngay trong các đơn vị mình phụ trách đúng tiến độ, đúng chất lượng; Có quyền kiến nghị lên Đại diện lãnh đạo về các hoạt động cải tiến, thưởng phạt đối với các đơn vị thuộc phạm vi mình phụ trách; Đối với các thành viên là Trưởng phòng, Ban , ngoài các trách nhiệm trên, còn có nhiệm vụ tổ chức việc lập kế hoạch triển khai ISO tại đơn vị mình. Và định kỳ hàng tuần báo cáo kết quả thực hiện lên Ban chỉ đạo chất lượng.

Vai trò của ban ISO là gì?

Nhiệm vụ của Ban ISO là tổ chức chỉ đạo, triển khai, duy trì việc thực hiện xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO tại các đơn vị.

Bất cứ khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng nào (ISO 9001, ISO 14000, ISO 21000,…) việc đầu tiên cần làm là xây dựng ban ISO. Bởi để có thể triển khai được hệ thống trong toàn bộ tổ chức cần phải có một bộ phận lãnh đạo và triển khai sau đó duy trì hiệu lực liên tục trong tổ chức, đồng thời triển khai các biện pháp để đảm bảo và nâng cao chất lượng.

Với vai trò là quản lý điều hành trong quá trình áp dụng ISO của doanh nghiệp, Ban ISO cần phải ý thức được nhiệm vụ của mình trong quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý. Vậy “nhiệm vụ của Ban ISO là gì?”

Nhiệm vụ của Ban ISO là gì?

• Đào tạo nhân viên: truyền đạt kiến thức về ISO cho cán bộ công nhân viên có thể hiểu cơ bản về ISO để áp dụng nó.
• Tham mưu ban giám đốc: thiết lập chính sách, mục tiêu, phân rõ trách nhiệm quyền hạn cá nhân, bộ phận trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống
• Hoàn thiện quy trình hệ thống: Thống nhất tài liệu hồ sơ, thực hiện xây dựng, phân công phòng ban xây dựng quy trình hệ thống, góp ý chỉnh sửa và hoàn thiện 
• Tổ chức đánh giá nội bộ: Ban ISO thực hiện đánh giá nội bộ sau quá trình áp dụng hệ thống quản lý, xây dựng các kế hoạch đánh giá, chương trình đánh giá, chuẩn bị các điều kiện phần mềm và phần cứng phục vụ cho quá trình đánh giá nội bộ của công ty.
• Chuẩn bị hồ sơ tài liệu chuẩn bị đánh giá từ tổ chức ngoài: Nhân viên thuộc ban ISO sẽ chuẩn bị sẵn sàng tất cả các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phục vụ cho quá trình đánh giá, tìm kiếm bằng chứng từ tổ chức đánh giá.
• Đề xuất các thay đổi, cải tiến: Trong quá trình áp dụng Hệ thống quản lý của công ty, Ban ISO phải quan sát, đánh giá tính hiệu quả từ chất lượng sản phẩm, sự hài lòng của nhân viên và khách hàng, qua đó đề xuất các thay đổi, cải tiến phù hợp hơn đối với công ty.

Ban ISO là một phần quan trọng trong Hệ thống quản lý của một doanh nghiệp, quản lý tất cả các hoạt động trong quá trình thiết lập, vận hành, duy trì và cải tiến hệ thống doanh nghiệp, Vì vậy, Việc thiết lập Ban ISO là cần thiết đối với doanh nghiệp và là cánh tay hỗ trợ doanh nghiệp trong hành trình tiến tới con đường chất lượng. 

>>>   Xem thêm bài viết: ISO là gì? Lịch sử hình thành ISO các tiêu chuẩn ISO phổ biến?